Afin de répondre aux attentes de ses clients dont les besoins en matière de communication multicanale sont exponentiels, le Centre de services documentaires Ricoh de Brackenheim (Stuttgart) retient le logiciel DocBridge Pilot pour l’industrialisation ses processus de production.
Devant répondre au besoin exponentiel en termes de complexité et de diversité documentaire de ses clients, Ricoh a choisi de mettre en oeuvre la solution DocBridge Pilot de Compart pour industrialiser la production des documents de ses clients dans tous types de supports de diffusion, physique ou numérique.
« Les données sont une composante clé de notre activité » explique le Dr. Jan Wirsam du centre de services documentaires Ricoh de Brackenheim, dont l’une des ambitions est de devenir une marque leader sur son marché de la prestation de services du traitement des documents multicanaux. « L’implémentation de DocBridge Pilot a été une étape importante de cette stratégie. »
Coeur même de la solution globale du centre de services documentaires, DocBridge Pilot prend les données brutes du client en entrée, les modifie, convertit, enrichit de données liées au traitement (inserts, formats d’enveloppes.), les consolide, regroupe et délivre les documents prêts pour tous types de canal de diffusion.
L’enjeu : un Hub documentaire agile et pérenne
Le point de départ du projet était l’exigence particulière du client de convertir en AFP des fichiers PCL. Cependant, devant les besoins de ses clients qui souhaitaient, de plus en plus, générer leurs documents en mode multicanal mais, n’ayant pas chez eux de solutions logicielles permettant cette production physique et numérique intelligente, Ricoh a entrepris de satisfaire ses clients en leur ôtant la complexité du traitement des informations et l’adaptation des documents aux contraintes des nouvelles technologies (présentation en Responsive Design entre autre). « Nous avons eu l’idée d’installer une sorte de Hub interne qui prendrait les données brutes du client, les préparerait puis les transférerait au système de production Ricoh » déclare le Dr. Jan Wirsam. « DocBridge Pilot permettait de traiter l’ensemble des formats de données disponibles. Aucune autre solution comparable sur le marché n’adresse cette diversité. De plus la solution offre une possibilité d’évolution assez extraordinaire et des performances exceptionnelles. »
Des bases solides pour construire l’avenir
Sur la base de ces avantages, un consensus a été rapidement atteint et la nouvelle solution a été mise en oeuvre en seulement quatre mois. En production depuis fin 2012, le centre de services documentaires Ricoh propose aujourd’hui de nouveaux services et utilise sa solution multicanale pour cinq de ses principaux grands clients. Pour Alexander Burkhardt, Responsable de l’équipe consulting « Compart dispose d’un savoir-faire inégalé dans la gestion des ressources documentaires. Ceci nous permet d’adresser aisément des projets extrêmement complexes. »
L’objectif du centre de services documentaires Ricoh est maintenant de s’appuyer sur DocBridge Pilot pour proposer des services additionnels complémentaires et d’optimiser sa ligne de production pour une utilisation optimale de ses équipements.
Répondre aux besoins de l’entreprise digitale
Le site de Brackenheim traite annuellement quelques 200 millions de documents transactionnels (factures, relevés, formulaires de paiement, lettres de relance, etc.) ainsi que 180 millions de documents marketing. L’imprimé est encore le support de communication dominant mais suivant le client et la période de l’année, le ratio entre éditions physiques versus électroniques passe à 30/70. Pour le Dr. Jan Wirsam « nous sommes à la fois en recherche constante d’innovations et challengés en permanence par nos clients. Ainsi nous devons pouvoir nous adapter rapidement et être suffisamment agiles pour être prêts à répondre de manière réactive à toute demande ».
Aujourd’hui le Centre de services documentaires Ricoh souhaite se développer en élargissant son offre à des services disponibles via des portails Internet tels que eBoks (Danemark) ou Metaposta (Espagne) ; nous parlons là de coffres forts électroniques. « Les banques et les compagnies d’assurance proposeront certainement bientôt des solutions semblables et motiveront leurs clients pour les utiliser pour l’échange de correspondances ou l’archivage électronique », déclare Alexander Burkhardt. « Avec des technologies aussi souples et innovantes que celle de DocBridge Pilot, Ricoh est équipé de façon optimale pour répondre de la meilleure manière à la révolution numérique à laquelle fait face l’industrie du traitement des documents. »
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Source: Compart via Globenewswire
