Une entreprise tout numérique peut mal communiquer ou le faire de façon dispendieuse. Très concrètement la ligne entre le bien faire et le peut mieux faire n'est pas fonction des technologies mais d'une organisation qui connaît bien ses besoins réels et les adapte régulièrement.

Un postulat : une politique documentaire est au service de l'activité de l'organisation que celle-ci soit marchande ou publique.
Elle doit fournir un service efficace ce qui se mesure en termes marketing (ou relation usagers) et efficacité interne. La mise en place de cette mesure n'est pas toujours simple car une dépense dans un service peut entraîner un gain ailleurs. Il faut donc une vue holistique et un contrôle de gestion performant. C'est une des barrières majeures à la recomposition des organisations face aux mutations. La contrainte budgétaire est là pour y veiller.

Ensuite elle doit être au meilleur coût. Enfin elle fait partie d'une politique environnementale responsable.
L'expérience montre que lorsque l'on met en place les bonnes mesures (aux deux sens du terme décisions et métriques) ces objectifs s'emboîtent et ne contredisent pas.

Le renouvellement technologique ne va pas ralentir. Donc l'état instable que nous connaissons aujourd'hui est appelé à durer.  La Transformation Numérique n'est pas d'un état à un autre mais permanente.

La suppression des barrières technologiques et financières permettra donc, quel que soit le marché, à des entrants imaginatifs de peser sur les business models et d'obliger les organisations à se recomposer rapidement.

Ceci se retrouve directement sur le marché de l'impression devenu celui du document.

On est passé d'un achat de matériel dont les usages étaient plus ou moins bien maîtrisés à une vraie offre de services (MPS (Managed Print Services) simple) pour rationaliser les équipements. C'est le passage à une philosophie de coûts d'exploitation et non d'acquisition où l'on est enfermé pour une durée longue. On observe que ce mouvement a pris 15 ans.

En même temps les organisations se sont attaquées à la dématérialisation. Ce mouvement a pris 10 ans.

Du fait de ce déplacement des volumes, on voit poindre une nouvelle rationalisation des moyens de production nécessaires pendant que la dématérialisation se conduit. L'amélioration des équipements a permis de prévoir le réemploi des équipements non en fin de vie qui par nature figeaient les organisations,  ce qui n'est plus acceptable et de plus positif pour l'environnement.
Cette pression touche les équipements de production et ceux du bureau donc des consolidations nouvelles se profilent. Il faut encourager l'interaction entre départements qui ne se connaissaient guère et qui vont devoir partager moyens matériels logiciels et humains dans une logique d'efficacité globale et d'approche client unifiée. Appelons le MPS Avancé.

Mais toutes ces capacités technologiques au renouvellement rapide ont besoin pour bien fonctionner de compétences formées et reformées régulièrement. On a donc déplacé le point de rigidité et les organisations ne le veulent pas plus. On voit apparaître de nouveaux services (MCS (Managed Content Services)) visant à offrir des ressources de compétences qui sont elles même mutualisées.

Ces cycles nouveaux démarrent tout juste mais faisons le pari qu'ils seront notablement plus courts que les précédents.

Restez curieux ! Restez pragmatiques ! Ce sera l'invariant dont vous aurez toujours l'usage pour savoir bien définir vos besoins qui vont changer de plus en plus vite.

Pour satisfaire votre curiosité,  
Xplor sera présent au salon Documation et animera notamment un débat sur ces sujets le Jeudi 7 avril 2016 à 15h30. La discussion nourrie de retours d'expérience des offreurs de services et de leurs clients complètera les points de vue du présent article.

Jean-Louis de LA SALLE – Vice Président Xplor France