Une étude paneuropéenne indépendante, menée par les sociétés de
recherche Cint
et Loudhouse
et approuvée par la branche du Project
Management Institute au
Royaume-Uni, révèle que des pratiques inefficaces de collaboration et de
gestion de projet coûtent aux entreprises 20 jours ouvrables par an et
exposent les données sensibles à des risques, compromettant les revenus
et la réputation des entreprises. Les entreprises ont des difficultés
pour s?adapter à l?évolution rapide des technologies, à de nouvelles
habitudes de travail et à la mondialisation de plus en plus marquée des
affaires. L?étude a été commanditée par Projectplace.

L?étude « Chaos Theory » (théorie du chaos) a interrogé 1 240
gestionnaires de projets à travers six pays d?Europe¹,
analysant en profondeur les facteurs qui contribuent à des pratiques
inefficaces de collaboration et de gestion de projet et leur impact sur
la productivité, le bien-être des personnes et la réussite de
l?entreprise.

« Les anciennes habitudes tuent la productivité et il est difficile de
les éliminer », déclare Tobias Andersson, directeur de l?exploitation de
Projectplace. « La réussite d?un projet nécessite un équilibre entre
plusieurs éléments, notamment le développement d?une équipe motivée, une
collaboration simple et l?accomplissement des tâches dans les délais et
dans les budgets. Quand l?équilibre est atteint, les projets
fonctionnent parfaitement. Mais il suffit que l?un de ces éléments
dérape pour perturber l?équilibre et sombrer dans le chaos. Si l?équipe
manque un seul courriel, l?effet induit peut se traduire par un retard
dans le projet, le mécontentement d?un client et même une perte de
revenus ».

Le temps et l?argent comptent

L?étude « Chaos Theory » indique que des méthodes de travail inefficaces
coûtent cher aux entreprises. Les gestionnaires de projet gaspillent en
moyenne 2 heures et 45 minutes par semaine du fait de pratiques
inefficaces, ce qui représente 20 jours ouvrables par an en perte de
productivité.

Examinant les budgets et les délais serrés à la loupe, l?étude conclut
qu?un projet sur cinq (19 %) est en retard et que 14 % des projets
dépassent leur budget. Les gestionnaires de projet admettent que, s?ils
travaillent sur huit projets ou plus, les processus partent en vrille,
avec un projet sur trois (32 %) en retard et un quart (26 %) des projets
dépassant le budget convenu.

« S?efforçant de maximiser la productivité, les entreprises imposent une
pression énorme sur les gestionnaires de projet pour atteindre les
objectifs d?initiatives commerciales complexes avec des budgets plus
restreints et des délais plus serrés », déclare Yohan Abrahams,
président de la branche du Project Management Institute (PMI) au
Royaume-Uni. « Des pratiques commerciales inefficaces peuvent se
traduire par des niveaux de productivité médiocres, comme le souligne
l?étude « Chaos Theory ». Cela a un effet induit sur le résultat net, du
fait que les projets dépassent les délais et les budgets.

« Pour relever les nouveaux défis que pose un environnement complexe,
les entreprises doivent armer les gestionnaires de projet avec de
nouvelles technologies capables de réduire leurs difficultés et de
promouvoir une culture de travail collaborative. Des pratiques de
gestion de projet et de collaboration plus efficaces soutiennent la
compétitivité des entreprises dans l?économie numérique ».

La technologie ? une aide ou une entrave ?

Reconnaissant la nécessité de méthodes de travail plus efficaces sur le
lieu de travail mobile connecté en permanence, la moitié (52 %) des
gestionnaires de projet ont adopté de nouveaux outils. Ils pensent qu?en
utilisant des outils meilleurs, ils pourraient économiser plus de temps
(82 %), améliorer le contrôle des coûts (69 %), réduire les niveaux de
stress (81 %) et renforcer l?esprit d?équipe (71 %).

Pourtant, seulement la moitié (52 %) d?entre eux indiquent que le
service informatique de leur entreprise promeut l?utilisation de
nouvelles technologies. La sécurité et l?intégrité des données sensibles
constituent une préoccupation majeure. Deux tiers (64 %) des
gestionnaires de projet indiquent qu?ils peuvent accéder aux données
sensibles dans leur entreprise, mais seulement la moitié d?entre eux
peuvent facilement contrôler qui a consulté, modifié ou téléchargé un
document partagé (54 %).

Le chaos dans la collaboration

L?étude met en avant les difficultés que rencontrent des équipes
dispersées à travers différents sites régionaux et fuseaux horaires pour
travailler ensemble de manière efficace, plus d?un tiers (37 %) des
personnes interrogées indiquant que le manque de communication constitue
un problème majeur.

Les courriels (76 %) demeurent le mode de communication principal. Les
limites de capacité des boîtes de courriels (26 %) et les difficultés
pour trouver des courriels spécifiques (38%) sont certains des éléments
qui exaspèrent plus que tout les personnes interrogées en matière de
courriers électroniques. Le nombre de courriels reçus est une source de
stress pour un gestionnaire de projet sur trois (35 %).

Stressés et épuisés

L?étude démontre également que les gestionnaires de projet se sentent
épuisés et sous pression. Près des deux tiers (63 %) travaillent lors de
leurs jours de congé ou pendant les weekends pour pouvoir accomplir
toutes leurs tâches. Un gestionnaire de projet sur trois (31 %) admet ne
pas réussir à accomplir son travail pendant les heures de travail, et
deux tiers (67 %) d?entre eux répondent aux courriels en dehors des
heures de travail. Sous pression, environ la moitié (48 %) des
gestionnaires de projet ont l?impression que leur vie privée est souvent
affectée par le stress lié au travail.

Tobias Andersson conclut : « Le chaos dans la collaboration et la
gestion de projets est néfaste pour les entreprises, car il peut
compromettre leur réputation et leur résultat net. Il suffit d?imaginer
ce qui se passerait si des données sensibles sur les clients tombaient
dans de mauvaises mains du fait de pratiques de travail inefficaces. Les
entreprises ont tout intérêt à se sortir de ce chaos, et la technologie
joue un rôle essentiel pour y parvenir. En explorant de nouvelles
méthodes et de nouveaux outils, elles peuvent stimuler une collaboration
plus intelligente et axée sur les objectifs ».

Pour aider les entreprises à se sortir du chaos, Projectplace a
développé le manifeste « Chaos Theory Manifesto ». Consultez le rapport
d?étude « Chaos Theory » complet et le manifeste ici.

excellence in collaboration
Projectplace info@projectplace.se
@projectplace

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