La dématérialisation des processus achats/factures/règlements est
désormais mature. Nombreux sont les retours d?expériences d?entreprises
ayant franchi le pas avec succès.
ITESOFT
(Paris:ITE)
en synthétise les bonnes pratiques autour de 4 points
clés : Comment mener à bien ce projet particulier ? Comment réaliser un
bon cadrage initial ? Quelle méthode projet adopter ? Comment conduire
le changement efficacement ? …

  • Identifier 1 ou 2 objectifs prioritaires

La dématérialisation et l?automatisation des processus
achats/fournisseurs sont aujourd?hui alignées avec les enjeux
stratégiques des entreprises. Bien qu?ils puissent être nombreux, il est
important de se focaliser sur un ou deux objectifs à sélectionner parmi,
l?optimisation des dépenses, l?accélération des traitements, la sécurité
et la traçabilité des processus ou encore la contribution au pilotage
financier de l?entreprise en temps réel,?
La définition de
l?objectif et de la cible concernée conditionnera les phases d?audit et
de mise en ?uvre.

  • Auditer l?existant et anticiper les impacts sur l?organisation

Une fois les objectifs clairement identifiés, ne pas négliger la phase
d?audit de l?existant.

En réalisant la photographie de votre existant et en le comparant à vos
objectifs, l?audit vous permettra d?appréhender précisément les écarts
restant à combler, les écueils à anticiper ainsi que de valider les
gains potentiels attendus pour votre organisation.

Vous disposerez ainsi d?un cahier des charges précis et réaliste.

  • Sécuriser la conduite de projet et l?atteinte des objectifs définis

Les ambitions désormais claires et l?existant audité, voici à présent
quelques recommandations pour sécuriser la conduite de votre projet et
conditionner sa réussite :

/ Définissez votre approche

La plupart des organisations privilégient une gestion de projet au
?forfait? pour la mise en ?uvre.Le coût du projet et du délai de mise en
?uvre sont connus à l?avance, une approche sécurisante qui convient aux
entreprises dont le périmètre est clairement défini et dont
l?environnement évoluera peu à court terme. A l?inverse, le mode ?régie?
est plus souple, il permettra d?ajuster votre projet en continu selon
vos évolutions organisationnelles ou IT.

/ Soyez pragmatique

Fixez un planning réaliste et réalisable en fonction de la disponibilité
de vos équipes et des délais moyens observés sur ces projets. La phase
de mise en ?uvre d?un projet nécessite en moyenne 3 mois pour les cas
simples et jusqu?à 8 mois pour les plus complexes. Le planning dépend
aussi des spécifications fonctionnelles demandées. Notre conseil: soyez
pragmatiques ! Chaque fonctionnalité attendue correspond-elle vraiment à
un cas réel et récurrent dans votre entreprise ? Si oui, conservez-la,
si non gagnez du temps…

/ Procédez par « Quick Win »

Ils favorisent l?adoption de la solution de dématérialisation par les
utilisateurs, l?encadrement et la direction. Démarrez la production sur
un site pilote sur les flux les plus simples et apportant les meilleurs
taux d?automatisation. Capitalisez ensuite sur ces réussites pour
élargir l?automatisation à l?ensemble des flux et cas fonctionnels.

  • Favoriser l?adoption grâce à une réelle conduite du changement

La dématérialisation transforme la fonction comptable, tout changement
est générateur de stress, des freins psychologiques peuvent alors
apparaître. C?est un changement important qu?il convient d?anticiper et
d?accompagner afin de recueillir l?adoption de tous.

/ Impliquez la Direction Générale et le Comité de direction

Expliquez les objectifs du projet, pourquoi ces changements sont
indispensables et quels sont les bénéfices attendus. Cela favorisera
l?implication de chacun et facilitera le travail à mener par l?équipe
projet.

/ Bâtissez une équipe projet pluridisciplinaire

Les projets d?automatisation des processus Purchase-to-Pay ne sont pas
des projets purement technologiques. Constituez une équipe projet
impliquant les principaux acteurs de la chaîne (responsables achats,
finances, comptabilité fournisseurs), le responsable IT et le chef de
projet.

/ Elaborez un plan de communication

Communiquez auprès de la Direction Générale sur le caractère stratégique
du projet et les bénéfices. Impliquez les futurs utilisateurs dès les
premières étapes du projet : invitez-les à des démonstrations, organisez
des séances d?échanges pour recueillir leurs attentes et leurs avis, …
Communiquez
?win-win? : dites à chacun ce qu?il a à gagner personnellement.
Informez
régulièrement l?ensemble des collaborateurs de l?avancée du projet et de
l?atteinte des objectifs au travers des supports d?entreprise et
d?indicateurs simples.

/ Désignez des utilisateurs référents

Identifiez vos ?Key Users? très tôt, si possible dès la cartographie des
compétences. Un utilisateur référent, généralement communicant,
participatif, à l?aise avec les nouvelles technologies, partagera sa
réussite avec les autres utilisateurs, les aidera par l?exemple à
s?approprier l?outil, générant ainsi un cercle vertueux
?compréhension-appropriation-satisfaction?.

/ Vos fournisseurs peuvent être des sponsors externes

Informez aussi vos fournisseurs de votre projet, ils peuvent vous aider
! Un fournisseur sensibilisé sur la qualité des engagements et conscient
des bénéfices qu?il peut en tirer (paiement plus rapide de ses factures,
meilleure visibilité sur sa trésorerie) sera plus enclin à suivre les
règles essentielles de facturation et à inciter vos acheteurs à les
respecter.

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Dématérialisation des processus Purchase-to-Pay : Les 4 règles d’or d’ITESOFT pour une mise en œuvre réussie

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